Koszty uzyskania przychodów – zasady w 2024 roku dla pracowników

Podstawowe zasady dotyczące kosztów uzyskiwania przychodów w 2024 roku

Jakie są podstawowe koszty uzyskania przychodu?

Podstawowe koszty uzyskania przychodu to wszelkie wydatki, które muszą być poniesione, aby osiągnąć dochód. Te koszty, które mogą obejmować zarówno koszty stałe, jak i zmienny zakres, mogą dotyczyć wielu różnych aspektów działalności gospodarczej. Mogą to być na przykład koszty związane z wynajmem lokalu, koszty energii elektrycznej i innych mediów, koszty wynagrodzeń dla pracowników i kontraktorów, koszty amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, czy koszty reklamy i promocji. Podatkowo dedukowane są również takie koszty jak składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, wydatki na szkolenia zawodowe, a także koszty uzyskania i utrzymania kwalifikacji zawodowych. Wszystkie te koszty są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej i mogą być odliczone od przychodu w ramach rozliczenia podatkowego, co pozwala na zmniejszenie obciążenia podatkowego. Jednakże, aby koszt mógł być odliczony, musi on zostać właściwie udokumentowany. 

W jaki sposób koszty uzyskania przychodów wpływają na podatek?

Koszty uzyskania przychodów mają bezpośredni wpływ na wysokość podatku dochodowego. Są to wydatki, które podatnik ponosi w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Mogą to być na przykład koszty związane z zakupem sprzętu niezbędnego do prowadzenia działalności gospodarczej, opłatami za usługi prawne, kosztami wynagrodzeń dla pracowników i wieloma innymi wydatkami operacyjnymi. Ważne jest, aby te koszty były odpowiednio udokumentowane i związane z działalnością generującą przychód. Zasada jest prosta – im wyższe koszty uzyskania przychodów, tym mniejszy podatek dochodowy. Dzieje się tak, ponieważ koszty te są odliczane od uzyskanego dochodu, co obniża podstawę do obliczenia podatku. W praktyce oznacza to, że podatnik płaci podatek tylko od kwoty różnicy pomiędzy swoim dochodami a kosztami, które musiał ponieść, aby te dochody uzyskać. Taka możliwość odliczania kosztów uzyskania przychodów to jeden z mechanizmów, które zachęcają do prowadzenia legalnej działalności gospodarczej.

Jak zmieniły się zasady dotyczące kosztów uzyskiwania przychodów od 2023 roku?

Od roku 2023 zasady dotyczące kosztów uzyskania przychodów uległy istotnym modyfikacjom. Najważniejszą zmianą jest możliwość odliczenia od podstawy opodatkowania wydatków poniesionych na szkolenia i kursy służące zwiększeniu kwalifikacji zawodowych. Dotychczas, wydatki te były traktowane jako koszty osobiste i nie mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Zmiany wprowadzono także w zakresie kosztów związanych z używaniem samochodu w celach służbowych. W 2024 roku, koszty te można rozliczać na dwa sposoby: albo jako ryczałt, albo na podstawie rzeczywistych wydatków. Inną istotną modyfikacją jest możliwość uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup sprzętu komputerowego. Również zasady dotyczące kosztów podróży służbowych uległy zmianie, umożliwiając teraz uwzględnienie w kosztach m.in. wydatków na dojazd do miejsca wykonywania pracy. Powyższe zmiany mają na celu zachęcenie pracowników do podnoszenia swoich kwalifikacji oraz ułatwienie rozliczania kosztów związanych z pracą.

Co to jest pojęcie kosztów uzyskania przychodów?

Pojęcie kosztów uzyskania przychodów odnosi się do wszelkich wydatków, które muszą być poniesione przez firmę lub osobę fizyczną w celu generowania dochodów. W praktyce oznacza to koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, jak na przykład zakup materiałów, opłacanie pracowników, amortyzacja wyposażenia czy płacenie podatków i składek. W kontekście podatkowym, koszty uzyskania przychodów to wydatki, które można odliczyć od osiąganego dochodu, zanim zostanie on obłożony podatkiem. Pozwalają one na zmniejszenie podstawy opodatkowania, co skutkuje niższym zobowiązaniem podatkowym.

Co zmieniają przepisy ustawy o PIT w 2024 roku?

W 2024 roku wprowadzono kilka istotnych zmian dotyczących kosztów uzyskania przychodów dla pracowników. Przede wszystkim, wartość tych kosztów została ustalona w sposób zryczałtowany. Miesięczne koszty uzyskania przychodu wynoszą 300 zł i są przeznaczone dla osób, które oświadczyły, że mieszkają poza miejscowością, w której wykonują pracę zarobkową. W przypadku jednego stosunku pracy roczne koszty mogą wynieść do 3 600 zł, a w przypadku kilku stosunków pracy – do 5 400 zł. Należy jednak pamiętać, że podwyższone koszty nie mogą być odliczane, jeśli pracownik otrzymuje dodatek za rozłąkę.

Jeśli chodzi o zwrot kosztów dojazdu do pracy, to w 2023 roku nie był on realizowany w przypadku dojazdów samochodem prywatnym. Pracownicy, którzy udokumentują wydatki na transport publiczny (np. bilety imienne), mogą odliczyć ich wartość od podatku. Ważne jest, aby nie otrzymali zwrotu tych kosztów, które nie zostały doliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Osoby, których praca wiąże się z przekazaniem praw autorskich, również mają prawo do wyższych kosztów uzyskania przychodu. W 2024 roku limit tych kosztów wynosi 50% przychodów, ale nie więcej niż 120 000 zł za rok 2022. Jeśli twórca udokumentuje wyższe koszty, może pomniejszyć przychód o faktycznie poniesione wydatki.

Warto również zaznaczyć, że pracownik, który chce skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, musi złożyć pracodawcy odpowiednie oświadczenie wskazujące miejscowość zamieszkania poza miejscem pracy, a także potwierdzić, że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Koszty uzyskania przychodów a umowy zlecenia i prawa autorskie

Jakie są koszty uzyskania przychodów z tytułu umowy zlecenia?

Dla umów zlecenia: Podstawowe koszty uzyskania przychodów dla umów zlecenia są ustalone w sposób zryczałtowany. W 2024 roku, zgodnie z art. 22 ustawy o PIT, kwota miesięczna tych kosztów wynosi 250 zł, a roczna – nie więcej niż 3000 zł. Jeśli pracownik jest zatrudniony na podstawie więcej niż jednego stosunku pracy (w tym na zlecenie), z każdego z tych stosunków przysługuje mu 250 zł miesięcznie, z łącznym limitem rocznym 4500 zł. Jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika znajduje się poza miejscowością, gdzie jest zakład pracy, a pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, to miesięczne KUP wynoszą 300 zł (rocznie do 3600 zł) lub 5400 zł w przypadku wielu stosunków pracy.

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich?

Dla praw autorskich: Osoby, których praca wiąże się z przekazaniem praw autorskich, mogą korzystać z podwyższonych KUP w wysokości 50% uzyskanych przychodów, jednak nie więcej niż określone limity roczne. Dla przychodów z lat 2021 i 2022, limity te wynosiły odpowiednio 85 528 zł i 120 000 zł. Jeśli twórca jest w stanie udokumentować, że poniesione przez niego koszty są wyższe, może pomniejszyć przychód o faktycznie poniesione wydatki, bez ograniczenia powyższymi limitami. Ważne jest, aby umowa zawierała przychody z tytułów działalności wymienionych w ustawie o PIT (art. 22 ust. 9b) – katalog zamknięty.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu – kiedy mają zastosowanie?

W 2024 roku podwyższone koszty uzyskania przychodu (KUP) mają zastosowanie w określonych przypadkach. Aby pracownik mógł skorzystać z podwyższonych KUP, musi mieszkać poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i nie otrzymywać dodatku za rozłąkę. W takiej sytuacji wymagane jest złożenie przez pracownika oświadczenia na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Bez złożenia takiego oświadczenia, pracodawca nie uwzględni podwyższonych kosztów, nawet jeśli ma wiedzę o tym, że pracownik dojeżdża do miejsca pracy lub nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Podwyższone KUP wynoszą 300 zł miesięcznie, co w skali roku daje maksymalną kwotę 3 600 zł. Jeśli pracownik jest zatrudniony na więcej niż jednym stosunku pracy, łączna roczna kwota KUP nie może przekroczyć 5 400 zł.

Podwyższone KUP mają za zadanie rekompensować pracownikowi dodatkowe wydatki związane z dojazdem do pracy. Są one ważne, gdyż mogą istotnie zmniejszyć kwotę należnego podatku dochodowego, co przekłada się na wyższą kwotę wynagrodzenia netto.

Należy jednak pamiętać, że pracownik, który cały miesiąc przebywa na urlopie bezpłatnym, zwolnieniu lekarskim, zasiłku macierzyńskim, lub wykonuje inne obowiązki nieprzewidziane w umowie o pracę, nie może korzystać z KUP w danym miesiącu.

Pracodawca a pracownik – kwestia kosztów uzyskania przychodów

W jakim stosunku pracownik może odliczyć koszty dojazdu?

Warunkiem skorzystania z tego przywileju jest brak zwrotu kosztów dojazdu przez pracodawcę. W przypadku, gdy pracownik ponosi wyższe koszty dojazdu do pracy środkami transportu publicznego (autobus, pociąg, prom, komunikacja miejska) i ma to udokumentowane imiennymi biletami okresowymi, może rozliczyć pełną kwotę faktycznie poniesionych wydatków w rocznym zeznaniu podatkowym. Natomiast dojazdy własnym środkiem transportu, jak samochód czy taksówka, nie kwalifikują się do takiego rozliczenia.

Jaki wpływ ma miejsce zamieszkania pracownika na koszty uzyskania przychodów?

Miejsce zamieszkania pracownika ma istotny wpływ na pracownicze koszty uzyskania przychodów (KUP). W Polsce, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wysokość tych kosztów zależy od tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, w której znajduje się jego zakład pracy, czy też musi dojeżdżać z innej miejscowości.

1. Pracownicy mieszkający w miejscowości pracy: Jeśli pracownik mieszka w miejscowości, w której znajduje się jego zakład pracy, może pomniejszyć swoje przychody o standardową stawkę KUP. W 2024 roku, ta stawka wynosi 250 zł miesięcznie, co w skali roku daje maksymalnie 3000 zł.
2. Pracownicy dojeżdżający z innej miejscowości: Pracownicy, którzy dojeżdżają do pracy z innej miejscowości i nie otrzymują dodatku za rozłąkę, mogą korzystać z wyższej stawki KUP. W 2024 roku, ta wyższa stawka wynosi 300 zł miesięcznie, czyli maksymalnie 3600 zł rocznie.

Jak prawidłowo obliczyć i odliczyć koszty uzyskania przychodów?

Jakie dokumenty są potrzebne do udokumentowania kosztów uzyskania?

Aby prawidłowo udokumentować koszty uzyskania przychodu w 2024 roku, należy przestrzegać kilku zasad:

1. Dowody poniesienia wydatku: Ważne jest, aby wydatki były rzeczywiście poniesione i miały związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Samo posiadanie dokumentu (np. faktury) nie jest wystarczające, aby automatycznie zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu. Konieczne jest, aby zdarzenie gospodarcze, którego dotyczy wydatek, rzeczywiście miało miejsce.
2. Dokumentacja wydatków: W przypadku usług niematerialnych, takich jak doradztwo gospodarcze, oprócz faktury wymagane mogą być szczegółowe umowy i raporty świadczące o faktycznym wykonaniu usług. To pokazuje, że operacje gospodarcze muszą być udokumentowane w sposób wiarygodny i rzetelny.
3. Zasady ogólne dokumentowania: Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty muszą spełniać kilka warunków, aby mogły być uznane za koszty uzyskania przychodu:
   • Pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub ze źródłem przychodu.
   • Być poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu.
   • Nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty.
   • Być właściwie udokumentowane.

Czy można odliczyć koszty dojazdu do pracy?

W Polsce, pracownicy mogą odliczyć koszty dojazdu do pracy jedynie w przypadku, gdy dojeżdżają z miejscowości poza siedzibą zakładu pracy i nie otrzymują dodatku za rozłąkę.

Jaki jest cel obliczania kosztów uzyskania przychodu?

Cel obliczania kosztów uzyskania przychodu polega na umożliwieniu podatnikom pomniejszenia przychodu o rzeczywiste wydatki poniesione w celu jego osiągnięcia, co prowadzi do zmniejszenia podstawy opodatkowania i w efekcie do obniżenia należnego podatku dochodowego.

Jak obliczyć wysokość kosztów uzyskania przychodu na podstawie ustawy o PIT?

Obliczanie wartości kosztów uzyskania przychodu (KUP) w 2024 roku na podstawie ustawy o PIT odbywa się według zasad określonych w ustawie. Koszty te są poniesione w celu osiągnięcia przychodów i mają na celu zmniejszenie podstawy opodatkowania, co oznacza niższy podatek dochodowy.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 1 oraz pkt 3 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodu dla pracowników są ustalone w sposób zryczałtowany. Dla pracowników mieszkających i pracujących w tej samej miejscowości, miesięczny koszt wynosi 250 zł (rocznie do 3000 zł). Jeśli pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, miesięczny koszt wynosi 300 zł (rocznie do 3600 zł). Dla osób zatrudnionych na kilku stosunkach pracy, roczne limity wynoszą odpowiednio do 4500 zł i 5400 zł.

Jeżeli roczne KUP są niższe od wydatków na dojazd do pracy środkami transportu publicznego, można w rocznym rozliczeniu podatku przyjąć koszty w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych imiennymi biletami okresowymi.

W przypadku przychodów z umów zleceń i o dzieło, koszty uzyskania przychodów mogą być określane w relacji do uzyskanego przychodu, przy czym stosuje się dwie wielkości: 20% lub 50% przychodu. Jeżeli podatnik udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania normy procentowej, koszty uzyskania przyjmuje się w wysokości kosztów faktycznie poniesionych.

Podatnik, który chce skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, musi złożyć pracodawcy oświadczenie, w którym wskaże miejscowość, z której dojeżdża do siedziby firmy. Przy zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, nie otrzymuje się innych dodatków, zwłaszcza dodatku za rozłąkę.

Warto również pamiętać, że wskazane koszty przysługują pracownikowi wyłącznie raz w miesiącu – w przypadku wypłaty kilku wynagrodzeń w tym samym miesiącu, koszty uwzględnia się tylko przy pierwszej liście płac

Podsumowanie artykułu o pracowniczych kosztach uzyskania przychodu w PIT na rok podatkowy 2023 / 2024

Podsumowując artykuł o pracowniczych kosztach uzyskania przychodu w PIT na rok podatkowy 2023 r / 2024 r, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:

1. Rola płatnika: Płatnik, czyli pracodawca, odgrywa istotną rolę w procesie ustalania kosztów uzyskania przychodu, ponieważ to on na etapie ustalania zaliczki na podatek uwzględnia te koszty.
2. Wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu: Koszty te obejmują wydatki poniesione przez pracownika bezpośrednio w celu uzyskania przychodu, jak również te, które służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.
3. Zasady określone w ustawie: Zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodu są zryczałtowane i różnią się w zależności od miejsca zamieszkania pracownika i miejsca wykonywania pracy.
4. Wyjątkiem kosztów podatkowych: Istnieje katalog kosztów, które nie są uznawane za koszty uzyskania przychodu, zgodnie z art. 23 ustawy o PIT.
   • Wyjątkiem od uznawanych kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów są:
     • Zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które nie są bezpośrednio zakwalifikowane jako koszty, ale podlegają amortyzacji.
     • Wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, które nie są kosztem, chyba że są związane z działalnością gospodarczą.
     • Koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań.
     • Grzywny, kary pieniężne oraz odsetki od nich w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia.
     • Kary umowne i odszkodowania, które nie wynikają z przyczyn niezależnych od podatnika.
     • Niezapłacone lub umorzone odsetki od zobowiązań.
     • Nieściągalne wierzytelności, jeżeli nie spełniają określonych warunków.
     • Podatki i opłaty, w tym podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn, podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy od ubytków wyrobów akcyzowych.
     • Diety z tytułu podróży służbowych, które przekraczają określone limity.
5. Koszty pracownicze: Podstawowe koszty pracownicze wynoszą 250 zł miesięcznie dla pracowników miejscowych i 300 zł dla dojeżdżających, z określonymi rocznymi limitami.
6. Dojazd do pracy: Jeśli dojazd do pracy wyniósł więcej niż określone wyżej kwoty, pracownik może odliczyć faktycznie poniesione wydatki na transport publiczny, udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.
7. Przychody z umów zleceń i o dzieło: Koszty uzyskania przychodów w ramach umów zleceń i o dzieło wynoszą 20% lub 50% przychodu, przy czym istnieje możliwość odliczenia faktycznych wydatków, jeśli są wyższe.
8. Przychody na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem: Tutaj również zastosowanie mają zasady dotyczące kosztów uzyskania przychodów.
9. Limit kosztów autorskich: Dla autorskich kosztów uzyskania przychodów istnieją określone limity odliczeń, które nie mogą przekroczyć górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej.

Podsumowując, w roku podatkowym 2023/2024 koszty uzyskania przychodu są ściśle regulowane przez ustawę o PIT, a ich odpowiednie zastosowanie może znacząco wpłynąć na wysokość podatku dochodowego należnego od pracownika.

Nie wiesz do końca o co dokładnie chodzi z kosztami uzyskania przychodu i ich rozliczaniem? Skorzystaj z oferty naszego biura księgowego z Warszawy i śpij spokojniej! 😉