Sposób rozliczania zakupu i także montażu klimatyzatorów zależny od tego czy zakupiony klimatyzator można potraktować jako odrębny środek trwały. Zależnie od jego wartości może być on albo jednorazowo zaliczony do kosztów podatkowych, albo rozliczany w kosztach poprzez dokonywanie odpisów amortyzacyjnych.

Klimatyzator będzie odrębnym urządzeniem, gdy nie jest podłączony do instalacji klimatyzacyjnej w budynku w sposób trwały jako stały element wyposażenia budynku.

Klimatyzator stanowiący odrębny środek trwały, powinien być zamontowany w sposób umożliwiający jego odłączenie od budynku bez uszczerbku zarówno dla budynku, jak i urządzenia.

Klimatyzator będzie odrębnym urządzeniem może być zaliczany bezpośrednio w kosztach, może być zaliczone do kosztów jednorazowo w miesiącu oddania go do użytku.

Gdy wartość początkowa klimatyzatora przekroczy 3.500 zł, to wydatki poniesione na jego zakup można będzie zaliczyć do kosztów w formie odpisów amortyzacyjnych dokonywanych w czasie. Urządzenia klimatyzacyjne zostały wyszczególnione jako oddzielne urządzenia (rodzaj 653 KŚT „Urządzenia klimatyzacyjne”). Rodzaj ten nie obejmuje: samodzielnych wentylatorów, sklasyfikowanych w rodzaju 446, urządzeń wentylacji naturalnej, przewodów powietrznych wbudowanych w konstrukcję budynków, które stanowią element ich wyposażenia,i łącznie z nim sklasyfikowanych.

Stawka amortyzacyjna dla urządzeń klimatyzacyjnych przy zastosowaniu metody liniowej amortyzacji wynosi 10%.

Można też zastosować degresywną metodę amortyzacji, ponieważ urządzenia klimatyzacyjne zaliczane są do grupy 6 KŚT. Metodę degresywną amortyzacji można stosować tylko do niektórych środków trwałych, tzn. do maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 3–6 i 8 KŚT.

Metoda degresywna polega na sukcesywnym zmniejszaniu wartości początkowej środka trwałego o dokonane dotychczas odpisy amortyzacyjne. Stawki amortyzacyjne są inne w każdym roku podatkowym. W pierwszym roku podatkowym używania środka trwałego nie stosuje się wprost stawek z Wykazu rocznych stawek, lecz podwyższa je o współczynnik nie wyższy niż 2,0. Następnie począwszy od roku podatkowego, w którym w ten sposób określona roczna kwota amortyzacji miałaby być niższa od rocznej kwoty obliczanej przy zastosowaniu metody liniowej i stawek z Wykazu, stosuje się odpisy już według metody liniowej i stawek z Wykazu, aż do pełnego zamortyzowania środka trwałego. Metoda degresywna pozwala na wysokie odpisy amortyzacyjne w pierwszych latach użytkowania środka trwałego.

Wybraną metodę amortyzacyjną, tzn. liniową bądź degresywną, należy stosować przez cały okres amortyzacji.

Przy nabyciu składników majątku za wartość początkową uważa się cenę nabycia. Do wartości początkowej środka trwałego należy zatem zaliczyć nie tylko kwotę wynikającą z nabycia składnika majątku, ale także wszelkie wydatki związane z jego zakupem. Jeśli te wydatki zostały poniesione przed przekazaniem środka trwałego do używania, należy je doliczyć do wartości początkowej środka trwałego i rozliczyć poprzez odpisy amortyzacyjne. Do takich wydatków należy zaliczyć np. transport, załadunek i wyładunek; montaż środka trwałego. A zatem do wartości urządzenia klimatyzacyjnego należy też zaliczyć koszt jego montażu.

Założenie systemu klimatyzacyjnego stanowi ulepszenie

Jeśli firma posiada własne budynki i w nich założy systemy klimatyzacyjne będą spełniały kryterium odrębnych środków trwałych, to założenie w budynku klimatyzacji będzie traktowane jako ulepszenie budynku. W przypadku ulepszenia można je zaliczać do kosztów tylko w sposób pośredni poprzez dokonywanie odpisów amortyzacyjnych. A zatem poniesione wydatki na system klimatyzacyjny podniosą wartość początkową budynku, w którym ten system jest montowany, i będą amortyzowane według stawki amortyzacyjnej właściwej dla budynków. Wyjątek będzie stanowić sytuacja, w której wartość wydatków poniesionych na ulepszenie, nie przekroczy w roku podatkowym 3.500 zł. Wtedy spółka może poniesione wydatki zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów i nie zwiększać o nie wartości początkowej budynku. Jednak zapewne montaż systemu klimatyzacyjnego przekroczy kwotę 3.500 zł. Odpisy amortyzacyjne będą dokonywane od zwiększonej o wartość ulepszenia wartości budynku według stawki amortyzacji dla budynków – 2,5%.

Środki trwałe uznaje się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3.500 zł. Ponadto wydatki te powinny powodować też wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych.