Za wykonaną usługę czy za kupiony towar przedsiębiorcy mają obowiązek wystawić fakturę lub rachunek każdemu kupującemu przedsiębiorcy i każdemu innemu klientowi który tego zażąda.

Ustawa o podatku VAT mówi, że przedsiębiorcy są zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur osobom prywatnym, nieprowadzącym działalności gospodarczej, jeśli one same tego nie wymagają.

Tak więc gdy kupujący – osoba prywatna nie poprosi o fakturę, czy rachunek to przedsiębiorca sprzedający nie wystawia faktury ani rachunku.

Dodatkowo, gdy przedsiębiorca nie korzysta z kasy fiskalnej, nie wystawia żadnego dokumentu.

Taką sprzedaż nazywa się sprzedażą bezrachunkową.

Dokumentowanie sprzedaży bezrachunkowej jest różne gdy sprzedawca jest zarejestrowany jako płatnik podatku VAT, czy też korzysta ze zwolnienia od podatku VAT.

Gdy sprzedawca jest zwolniony z podatku VAT to jego sprzedaż bezrachunkowa

Może być zaksięgowana na dwa sposoby:

1. Sprzedawca wystawia codziennie dowód wewnętrzny i księguje go codziennie w KpiR na koniec dnia.

2. Sprzedawca prowadzi ewidencję sprzedaży i księguje sumę miesięcznie przychody w KPiR raz w miesiącu.

Co powinna obowiązkowo zawierać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej:

– liczbę porządkową lub okres,którego dotyczy np. konkretny miesiąc,
– datę uzyskania przychodu,

– kwotę uzyskanego przychodu nieudokumentowanego rachunkami ani fakturami.

Nadobowiązkowe może być dodanie dodatkowego pola z informacją, która opisuje zdarzenie sprzedaż.

Ewidencji sprzedaży nieudokumentowanej nie zgłasza się do urzędu skarbowego. Jednak podczas kontroli może paść pytanie, czy przedsiębiorca taką ewidencję prowadzi i robi to terminowo. Miesięczną ewidencję przychodów bezrachunkowych należy ująć w KPiR na koniec miesiąca lub nie później niż do 20-go dnia kolejnego miesiąca za poprzedni miesiąc. Taką ewidencję można połączyć z tzw. ewidencją uproszczoną VAT, zawierającą sprzedaż narastająco w danym roku podatkowym, która pozwala przedsiębiorcy na określenie momentu przekroczenia limitu powodującego utratę zwolnienia z VAT. Nie jest to jednak wymagane.

Płatnicy VATu nie muszą prowadzić osobnej ewidencji, ponieważ obowiązkowo prowadzą ewidencję zakupów VAT i ewidencję sprzedaży VAT. Sprzedaż bezrachunkową wykazują w ewidencji sprzedaży VAT – i to wystarczy. W KPiR zapisuje się kwotę przychodu dotyczącą sprzedaży bezrachunkowej wynikającą z ewidencji sprzedaży VAT.

Po indywidualne wyjaśnienia zapraszamy do naszego biura tachunkowego