Podatnicy, dokonujący ewidencję sprzedaży na kasie fiskalnej muszą rejestrować każdą sprzedaż, wydrukować paragon i wydać go kupującemu zaraz po dokonaniu sprzedaży. Otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania. Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.
Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
- datę sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy
- termin dokonania zwrotu lub reklamacji towaru lub usługi,
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji a na kasie fiskalnej ewidencjonuje sprzedaż w prawidłowej wysokości.
Protokół zwrotu powinien zawierać:
- datę sprzedaży,
- numer paragonu z kasy fiskalnej,
- nazwę reklamowanego towaru,
- ilość korygowaną,
- wartość netto zwracanego towaru,
- stawkę podatku VAT zapłaconą od tego towaru,
- wartość brutto towaru,
- o ile to możliwe to także kopię oryginalnego paragonu łącznego,
- podpis klienta.