Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów podatku VAT
Aby móc odliczyć w całości podatek VAT od faktur dokumentujących wydatki związane z używaniem samochodu do działalności gospodarczej, podatnik VAT musi zgłosić do Urzędu Podatkowego fakt (deklaracja VAT-26), że samochód jest użytkowany wyłącznie do celów prowadzenia działalności i dla tego pojazdu pojazdu prowadzi ewidencję przebiegu.
Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności. Ustawodawca bardzo dokładnie określił, co ewidencja taka powinna zawierać.
Zapisy w ewidencji
Zapisy należy prowadzić bardzo szczegółowo opisując trasę przejazdu samochodu aby uniknąć podejrzeń o ukrywanie wykorzystywania samochodu do celów prywatnych. Niedokładne zapisy, niezgodność ze stanem licznika, mogą doprowadzić do sytuacji w której w efekcie kontroli podważone zostanie prawo do pełnego odliczenia VAT, co będzie się wiązało z koniecznością zwrotu tego podatku za cały okres używania samochodu. Prawidłowy zapis trasy samochodu służbowego powinien zawierać adresy wszystkich miejsc odwiedzanych na trasie przejazdu. W pojęciu trasy w rozumieniu art. 86a ust. 7 pkt 4 lit. c) ustawy o VAT mieści się sytuacja, gdy pojazd wyruszając z siedziby firmy odwiedza szereg punktów pośrednich dojeżdżając do miejsca docelowego, którym może być siedziba spółki. Możliwe jest dokonanie jednego wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu dla całej trasy z punktami pośrednimi. Niemniej jednak w rubryce dotyczącej opisu trasy (skąd – dokąd) powinien się znaleźć dokładny opis tej trasy ze wskazaniem adresów punktów pośrednich.
Drobne błędy w ewidencji
Przy prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu może zdarzyć się, że zostaną popełnione błędy, np. źle opisana trasa, błędnie wpisana liczba przejechanych kilometrów. Warto w tym miejscu wskazać, że gdy z obiektywnych przesłanek (np. z zapisów GPS ) wynika, że firmowy pojazd w tym czasie był w rzeczywistości używany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej podatnika i nie ma możliwości, by osoba uprawniona wykorzystała go do innych celów, to ewentualne błędy w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów, które zostały wykryte w dniu ich popełnienia i zostały natychmiast poprawione, nie powodują utraty prawa do odliczenia całego VAT od wydatków na te pojazdy. Utrata prawa do tego odliczenia może natomiast nastąpić w przypadku, gdy błędy te zostaną wykryte dopiero po pewnym czasie.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd – dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm)