Na koniec roku przedsiębiorca prowadzący księgę przychodów i rozchodów powinien wyliczyć dochód za dany rok podatkowy, sporządzić oraz wycenić spis z natury i dokonać zamknięcia księgi.
Na dzień 1 stycznia, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności, przedsiębiorcy rozliczający podatek PIT na zasadach ogólnych są zobowiązania do sporządzenia spisu z natury oraz wpisania go do księgi towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Spisem takim objęte są także towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza siedzibą firmy oraz (bez wyceniania) towary obce znajdujące się w magazynie podatnika. Spisu z natury nie wysyła się do urzędu skarbowego ani na koniec roku ani z podatkowym zeznaniem rocznym.
Wycena spisu z natury
Nie ma ustawowego wzory spisu z natury, jednak musi on zawierać określone elementy.
- imię i nazwisko właściciela, nazwa firmy,
- data sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników,
- jednostka miary,
- ilość stwierdzona w czasie spisu,
- cena w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wynikająca z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- łączna wartość spisu z natury,
- wartość pomniejszenia, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie, oraz klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
- podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników), z tym że przy prowadzeniu:
Po dokonaniu spisu przedsiębiorca musi dokonać wyceny wg następujących grup:
- materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia;
- półprodukty, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia;
- odpady użytkowe, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania;
- niesprzedane wartości dewizowe wycenia się według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez NBP na koniec roku;
- rzeczy zastawione wycenia się wg wartości rynkowej;
- przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej;
- produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się z kolei według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu.
Wyceny spisu z natury należy dokonać najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu.
Umieszczenie spis z natury w księdze przychodów i rozchodów
Tak sporządzony spis z natury winien zostać wpisany do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wg poszczególnych rodzajów jego składników lub zsumowany w jednej pozycji.
Spis z natury wpisujemy w 10 kolumnę 10 księgi przeznaczoną do wpisywania zakupu towarów handlowych i materiałów.
Mimo, że spis z natury podlega ujęciu w księdze, nie należy go sumować z wartością towarów i materiałów ujętych we wskazanej kolumnie.
Jeśli przedsiębiorca nie ma żadnych materiałów ani towarów do spisania, to jego spis z natury w księdze powinien być wpisany z wartością zerową.
Zamknięcie księgi
Gdy w księdze przychodów i rozchodów znajdą się wszystkie zapisy, należy dokonać jej zamknięcia. Polega ono na podsumowaniu jej zapisów w poszczególnych kolumnach
z całego roku.
Jak określić, czy działalność przyniosła dochód bądź stratę?
W celu ustalenia dochodu/straty osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi:
- ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9);
- ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:
a) do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych i materiałów z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,
b) kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której koszty związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10); - wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt 2;
Wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym. Jeżeli będzie to kwota ujemna, odzwierciedlać będzie wartość poniesionej straty