Koszty spotkań biznesowych z kontrahentami.
Jeżeli spotkania z kontrahentami dotyczą spraw związanych z prowadzoną przez firmę działalnością gospodarczą, to wydatki na poczęstunek lub posiłki podczas tego rodzaju spotkań mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – zarówno jeżeli mają one miejsce w siedzibie firmy, jak i w restauracji. Oczywiście przy założeniu, że jednocześnie spełnione są pozostałe przesłanki określone w ogólnej definicji kosztów podatkowych.
Ogólna definicja kosztów podatkowych. Jak wynika z ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów zamieszczonej w art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF i art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, do kosztów tych można zaliczyć tylko takie wydatki, które charakteryzują się następującymi cechami:
– są funkcjonalnie powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
– pomiędzy poniesieniem danego wydatku a przychodem musi zachodzić wyraźny i widoczny związek przyczynowo-skutkowy, polegający na tym, że poniesienie tego wydatku faktycznie ma (albo przynajmniej potencjalnie może mieć) wpływ na powstanie przychodu lub zwiększenie jego wysokości, bądź też na zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
– poniesienie wydatku musi znajdować gospodarcze uzasadnienie i to nie z subiektywnego, lecz z obiektywnego punktu widzenia,
– wysokość poniesionego wydatku powinna być adekwatna do przewidywanych korzyści, a więc racjonalna z ekonomicznego punktu widzenia,
– wydatek ma charakter definitywny i został pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
– poniesienie wydatku zostało odpowiednio udokumentowane,
– dany wydatek nie figuruje w negatywnym katalogu wydatków i kosztów, które niezależnie od celu ich poniesienia, w żadnych okolicznościach nie mogą zostać uwzględnione w kosztach podatkowych (katalog ten jest zamieszczony w art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF i w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP).
Wyłączone z kosztów są wydatki na reprezentację.
Wydatki na poczęstunek lub posiłek podczas spotkań biznesowych nie zostały wymienione we wspomnianym katalogu negatywnym, jako wyłączone z kosztów. Niemniej jednak w praktyce konieczne jest ustalenie, czy konkretne spotkanie miało na celu przede wszystkim załatwienie spraw związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, czy też było to spotkanie noszące znamiona reprezentacji. Ma to o tyle istotne znaczenie, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Ustawy o podatku dochodowym nie zawierają jednak definicji pojęcia „reprezentacja”.
Wymienienie w przepisach jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza automatycznie, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów,
Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów podatkowych, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy poza nią; dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków (nie ma bowiem możliwości ustalenia jednakowego dla wszystkich podatników miernika wystawności, wytworności, okazałości, czy przepychu),
Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów. podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.
Każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności, w jakich doszło do poniesienia omawianych wydatków; poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny bowiem spełniać wymogi określone w ogólnej definicji kosztów podatkowych
Spotkania z klientami nie mogą mieć czysto konsumpcyjnego, czy rozrywkowego charakteru, a wydatki nie powinny wykraczać poza główny cel spotkania, jakim jest wzmocnienie relacji z klientami, omówienie warunków świadczonych usług oraz prowadzenie rozmów. Pamiętać również należy, aby celem takiego spotkania nie była chęć okazania przepychu, stworzenia pozytywnego wizerunku Wnioskodawcy oraz prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Przy czym, posiadane dowody nie mogą ograniczać się do faktur (rachunków) stwierdzających wysokość poniesionych wydatków, lecz winny to być dowody umożliwiające w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej.