Od czasu kiedy Polsce coraz więcej możemy jeździć autostradami kwestie kosztów opłat za przejazd autostradą czy postoju w strefie płatnego parkowania poniesione są przez przedsiębiorców powiększając wydatki eksploatacyjne takie jak paliwo, ubezpieczenie czy remonty samochodu. Stąd pytanie jak mogą być rozliczone w kosztach firmy? Sposób podatkowego rozliczenia tych opłat zależy od tego, kto jest użytkownikiem samochodu i jaki jest status samochodu w przedsiębiorstwie.
Samochód pracownika w podróży służbowej
W stosunku do takich wyjazdów prywatnym samochodem pracownika organy podatkowe uznają, że zwrot ponoszonych przez pracowników opłat za autostrady czy parking to koszt u pracodawcy mieszczący się w rozliczeniach tzw. kilometrówki, ponieważ jest to wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu. Czyli, że nie może on być wpisany jako koszt w wysokości faktycznie poniesionej, a tylko wyłącznie do wysokości limitu tzw. kilometrówki.
Należności dla pracownika z tytułu podróży służbowej
Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej (Dz.U.z 2013r. poz.167) w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej ponoszonych przez pracowników opłat za autostrady i parkingi nie klasyfikują do wydatków związanych z używaniem samochodu. Zgodnie z §4 ust.2 tego rozporządzenia traktują je jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową w przypadku odbywania podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy.
Ważne też jest to, że dla pracownika opłaty za parkingi i płatne autostrady stanowią „inne udokumentowane wydatki”, których zwrot nie został przez ustawodawcę ograniczony co do wysokości, jak i rodzaju. Dlatego, w przeciwieństwie do rozstrzygnięć dotyczących kosztów pracodawcy, po stronie pracownika zwrot omawianych opłat stanowi przychód zwolniony od podatku w pełnej poniesionej wysokości, a nie w ramach limitu kilometrów związanego z używaniem samochodu.
Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy
Przedsiębiorca wyjeżdżający w podróż służbową może pojechać samochodem firmowym lub samochodem prywatnym będącym jego własnością bądź własnością osoby trzeciej. Koszty poruszania się samochodem, który jest środkiem trwałym, stanowią koszty podatkowe w pełnej poniesionej wysokości, o ile tylko spełniają definicję kosztu (art.22 ust.1 ustawy o PDOF i art.15 ust.1 ust. O PDOP). Dlatego poniesione przez przedsiębiorcę opłaty za parkingi i przejazdy płatnymi autostradami samochodem firmowym nie są limitowane w kosztach podatkowych.
Jednak, gdy przedsiębiorca – osoba fizyczna korzysta z samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym, wydatki związane z jego użytkowaniem, podobnie jak w przypadku wykorzystywanych do celów pracodawcy prywatnych samochodów osobowych pracowników, podlegają limitowaniu. Mogą więc być zaliczone tylko do kosztów podatkowych do wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu (art.23 ust.1 pkt46 ustawy o PDOF). Aby udokumentować ilości przejechanych kilometrów przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić odpowiednią ewidencję przebiegu pojazdu. Nieprowadzenie ewidencji jest równoznaczne z wyłączeniem z kosztów uzyskania przychodów wszystkich wydatków związanych z używaniem takiego samochodu.
W celu uzyskania dokładniejszych informacji zapraszamy do skontaktowania się z naszą Kancelarią.