Odliczenia dokonać można w oparciu o otrzymane faktury VAT za towary i usługi wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur VAT, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – określa elementy jakie powinna zawierać faktura VAT, sposób jej wystawienia, oraz sposób przechowywania oraz inne dane.
Za fakturę VAT uznaje się wystawione faktury, ale także niestandardowe dokumenty takie jak m. in. dowody zapłaty za przejazd płatną autostradą.
Opłaty za przejazd autostradą dają prawo do odliczenia podatku VAT o ile zawierają następujące dane:
- nazwę firmy sprzedawcy,
- jej numer identyfikacji podatkowej,
- numer kolejny dokumentu,
- datę wystawienia dokumentu,
- nazwę autostrady, której dotyczy przejazd,
- kwotę należności z naliczonym podatkiem VAT.
Gdy dowody zawierają powyższe dane, to mimo, że nie wyglądają jak typowa faktura VAT traktowane są na równi z fakturami VAT.
Dają prawo do odliczenia podatku VAT, jeżeli został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podstawą do zaksięgowania jest dowód opłaty. W przypadku odliczenia podatku VAT kosztem będzie kwota netto. Jeżeli dowód zapłaty nie zawiera danych do uznania dowodu za fakturę VAT, cała wartość stanowi koszt uzyskania przychodów.