Upadłość może zostać ogłoszona wobec dłużnika, który stał się niewypłacalny. Zasadnicze staje się więc określenie kiedy powstała niewypłacalność. O niewypłacalności świadczą dwie przesłanki.
Pierwsza to utrata płynności finansowej. Ta przesłanka ma zastosowanie do wszystkich podmiotów. Przesłanka ta związana jest z finansowym aspektem oceny kondycji dłużnika. Utrata zdolności dotyczy faktycznej zdolności płatniczej i zwykle oznacza brak gotówki w kasie czy na rachunkach bankowych pozwalającej na uregulowanie wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Zdolność ta może zostać przywrócona na skutek np. zbycia składników majątkowych lub też w drodze zaciągnięcia nowych zobowiązań w postaci pożyczki czy kredytu. Jednakże już pierwsze opóźnienie w dokonywaniu płatności, spowodowane brakiem środków finansowych będących w dyspozycji dłużnika, powinno być impulsem dla niego do analizy zdolności do wykonywania wymagalnych zobowiązań. Domniemanie, że dłużnik utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych może zaistnieć gdy opóźnienie w wykonaniu płatności przekracza trzy miesiące. Trzymiesięczne opóźnienie w zapłacie pozwala uznać, iż sytuacja dłużnika jest na tyle zła, że w braku dowodu przeciwnego powinno dojść do ogłoszenia upadłości. Dłużnik może jednak twierdzić, że mimo braku spłaty jest w stanie uregulować istniejące wymagalne zobowiązania. Może to uczynić przez faktyczną spłatę (niekoniecznie od razu ani w całości) albo przez wykazanie, że spłata ta jest możliwa.
Ważna tu jest realna perspektywa polepszenia bądź pogorszenia stanu finansów dłużnika.Wymagalne zobowiązanie to takie, które w świetle prawa może być dochodzone przez wierzyciela. Wymagalność zobowiązania terminowego następuje z nadejściem terminu płatności, a bezterminowego niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do spełnienia świadczenia
Druga podstawa ustalenia stanu niewypłacalności to nadmierne zadłużenie.
Dotyczy ona każdej spółki kapitałowej, czy akcyjnej. Przesłanka ta, nie ma zastosowania do handlowych spółek osobowych, w których co najmniej jednym wspólnikiem odpowiadającym za zobowiązania spółki bez ograniczenia całym swoim majątkiem jest osoba fizyczna. Przesłanka ta nie ma zastosowania np. do spółek jawnych osób fizycznych, spółek komandytowych, w których choć jednym komplementariuszem jest osoba fizyczna.
Nadmierne zadłużenie powstaje, gdy zobowiązania pieniężne przekraczają wartość majątku, a stan ten utrzymuje się przez okres przekraczający 24 miesiące.
Domniemanie, że zobowiązania dłużnika przekraczają wartość jego majątku powstanie, jeżeli zgodnie z bilansem jego zobowiązania, z wyłączeniem rezerw na zobowiązania oraz zobowiązań wobec jednostek powiązanych, przekraczają wartość jego aktywów, a stan ten utrzymuje się przez okres przekraczający 24 miesiące.
Są też dodatkowe zasady ustalania nadmiernego zadłużenia.
Do majątku dłużnika nie wlicza się składników poza masą upadłości. W skład masy upadłości wchodzi majątek należący do upadłego w dniu ogłoszenia upadłości oraz nabyty przez upadłego w toku postępowania upadłościowego, z wyjątkami określonymi w ustawie.
Ma znaczenie także wartość bilansowa.
Wartość majątku (rzeczy w tym nieruchomości czy wierzytelności) nie powinna być oceniana na podstawie wartości bilansowej, lecz na podstawie wartości rzeczywistej (zbywczej) przy założeniu kontynuowania działalności. Jednocześnie przy tym podkreślono, że w zakresie przesłanki zadłużeniowej ułatwiono wierzycielom ocenę sytuacji poprzez odwołanie się do dokumentacji finansowej dłużnika. W przypadku przedsiębiorców z KRS ich wierzyciele mogą zweryfikować na podstawie bilansu będącego częścią sprawozdania finansowego, czy zachodzi domniemanie istnienia przesłanki zadłużeniowej.
W praktyce oznacza to, że jeżeli bilanse spółki za kolejne dwa lata obrotowe złożone do KRS wykażą nadmierne zadłużenie, wówczas to dłużnik będzie musiał wykazać brak spełnienia tej przesłanki niewypłacalności. Może tu odwołać się do wartości rynkowej aktywów czy wskazywać na fakt, że doszło do wystąpienia przewagi majątku nad zobowiązaniami w okresie 24 miesięcy. To powoduje, że okres ten należy liczyć na nowo.
Sąd rozpartuje zasadność złożonego wniosku o upadłość. Sąd może oddalić wniosek o ogłoszenie upadłości jeżeli oceni, że nie ma zagrożenia utratą przez dłużnika zdolności do wykonywania jego wymagalnych zobowiązań pieniężnych w niedługim czasie lub gdy brak środków na przeprowadzenie procesu upadłości.