Porady podatkowo prawne dla Twojej firmy

Kiedy zakup odzieży można zaliczyć w koszty firmy?

Kiedy zakup odzieży można zaliczyć w koszty firmy?

Część przedsiębiorców zakupuje odzież dla pracowników, ponieważ wynika to z obowiązków związanych z charakterem wykonywanej pracy. Cześć z kolei kieruje się względami np. wizerunkowymi firmy. Podobnie sytuacja wygląda w stosunku do odzieży dla zleceniobiorców. Czy każdy taki wydatek może być wpisany w koszty firmy?

Wydatki na zakup gotowych czy uszycie ubiorów służbowych dla pracowników podlegają zaliczeniu w koszty uzyskania przychodu pracodawcy, gdy noszenie ich wynika m.in. z decyzji o noszeniu przez pracowników ubiorów służbowych, podjętej przez kierownictwo firmy. Aby konkretną odzież uznać za służbową, musi ona spełniać określone warunki:

  • Noszenie tej odzieży musi byś obowiązkiem pracownika określonym w regulaminie lub umowie o pracę;
  • Odzież musi posiadać charakterystyczne cechy uniemożliwiające używanie jej prywatnie. Taka odzież musi być charakterystyczna, posiadać logo firmy, charakterystyczny krój i kolor, czyli zindywidualizowane elementy, przez które odzież przestaje być odzieżą o charakterze osobistym.

W przypadku umowy zlecenia, osobie wykonującej zlecenie wymagające zastosowania np. odzieży ochronnej pracodawca zobowiązany jest zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy(Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.). W ramach wypełniania tego obowiązku może jej zapewnić odzież roboczą. Ponieważ zapewniając taką odzież wywiązuje się z ustawowego obowiązku, a jednocześnie tego typu wydatków ustawy o podatku dochodowym nie wyłączają z kosztów podatkowych, ich wartością zleceniodawca może obciążyć firmowe koszty podatkowe.

Gdy przedsiębiorca w ramach umowy zlecenie zatrudnia osobę fizyczną i chce ją wyposażyć w odzież służbową nie będącą odzieżą, to podstawę do zaliczenia w ciężar kosztów podatkowych wydatków na tą odzież, stanowi zapis w umowie zlecenie o ponoszeniu przez zleceniodawcę, poza wynagrodzeniem za wykonanie umowy, również wydatków na rzecz zleceniobiorcy na odzież służbową.

W przypadku dokonywania na rzecz zleceniobiorców świadczeń innych niż wynagrodzenia, których ponoszenie nie jest wynikiem realizacji ustawowego obowiązku, musi istnieć tytuł do obciążenia zleceniodawcy kosztami związanymi z ich zapewnieniem. W sytuacji gdy świadczenie, takie jak np. odzież służbowa, zostały określone w zawartej umowie i zleceniodawca zobowiązał się pokryć je z własnych środków, wówczas może je zaliczyć do kosztów podatkowych. Jeżeli nie ma takiego zapisu – wydatki te kosztów nie stanowią.

Gdy przedsiębiorca w wykonywanej działalności użytkuje na własne potrzeby odzież i obuwie robocze, wydatek na ich nabycie może uznać za koszt uzyskania przychodu, o ile wykonuje on osobiście czynności wymagające używania takiej odzieży i obuwia dla zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Nabywana odzież i obuwie powinny spełniać wymagania określone przepisami bhp, a także posiadać właściwości użytkowe dostosowane do specyfiki warunków pracy.

Jednocześnie odzież i obuwie robocze mają charakter osobisty tzn., że nie spełniają wymogów do uznania ich za koszty działalności gospodarczej. Taka odzież może być niezbędna przez to, że zapewnia schludny wygląd przedsiębiorcy. Jednak nie jest to jednoznaczne, że warunkuje on osiąganie przychodów z działalności gospodarczej. Z tego względu wydatkami na zakup standardowej odzieży podatnik nie może obciążyć kosztów firmowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)

Ta witryna ukrywa pliki cookies. Korzystając ze strony zgadzasz się na użycie plików cookie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. dowiedz się więcej

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close