Porady podatkowo prawne dla Twojej firmy

Czy faktura przesłana mailem może stanowić podstawę do odliczenia VAT?

Czy faktura przesłana mailem może stanowić podstawę do odliczenia VAT?

Od stycznia 2011 roku zostały zmienione zasady przesyłania, przechowywania oraz trybu udostępniania faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Zgodnie z Rozporządzeniem w tej sprawie (Dz. U. z dnia 28 grudnia 2010 r.) zmieniono zasady w zakresie przesyłania i przechowywania faktur sporządzonych w formie elektronicznej. Od 1 stycznia 2013 nie obowiązuje wyłącznie zasada, że przesyłanie w formie elektronicznej jest dopuszczalne tylko wraz z bezpiecznym podpisem elektronicznym albo poprzez wymianę danych elektronicznych EDI lub pocztą. Faktury mogą być przesyłane również w każdej innej formie elektronicznej: faks, skan oraz plik PDF przesyłany pocztą elektroniczną. Z zapisów § 3 ust. 1 i 2 Rozporządzenia wynika, iż prawo do stosowania elektronicznej metody przesyłania faktur uzależnione jest od wcześniejszej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktur.

Nowe Rozporządzenie zniosło także obowiązek przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w tej samej formie. Można więc fakturę otrzymaną drogą elektroniczną wydrukować i przechowywać w formie wydrukowanej.

Rozporządzenia dopuszcza przesyłanie faktur w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności ich pochodzenia i integralności treści faktury:

– autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy albo wystawcy faktury,

– integralność treści faktury to pewność, że w fakturze nie zmieniono danych.

Spełnienie tych warunków pozwala na obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, o ile towary i usługi są wykorzystywane do wykonywanie czynności opodatkowanych. Zgodnie zaś z ust. 2 w/w Rozporządzenia, podatkiem naliczonym podlegającym odliczeniu, jest podatek wynikający z otrzymanych przez podatnika faktur. Prawo do odliczenia nie zostało uzależnione od formy w jakiej podatnik otrzyma fakturę. Katalog sytuacji, w których otrzymana faktura nie stanowi prawa do odliczenia, zgodnie z ustawą o VAT, nie przewiduje możliwości pozbawienia podatnika prawa do odliczenia z uwagi na formę w jakiej otrzymał on fakturę.

Prawodawca w treści art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, w ogóle nie wypowiada się co do formy faktury. Stąd można wnioskować, że faktury mogą być wystawiane również w formie innej niż papierowa. Użycie przez ustawodawcę w treści ustawy określenia „wystawia” nie ogranicza zakresu wskazanego przepisu do faktur w formie papierowej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zgodnie z § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do § 19 ust. 3 w/w rozporządzenia, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

  1. podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy,
  2. nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
  3. nabywca, o którym mowa w § 15 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, wystawcy faktury,
  4. podmiot, o którym mowa w § 23, przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy i dłużnikowi

Wszystko to zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Przepis § 2 w/w rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

  1. autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
  2. integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy (§ 3 ww. rozporządzenia).

Od 1 stycznia 2013 r. nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji. Zatem szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 ww. rozporządzenia).

W myśl § 4 ust. 4 ww. rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Stosownie do § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

  1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  2. łatwe ich odszukanie;
  3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami. bezzwłoczny dostęp do faktur.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3 ww. rozporządzenia).
Zgodnie z § 8 ww. rozporządzenia, akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3.

Odnosząc się do pojęcia kontrola biznesowa, o którym mowa w § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia należy wyjaśnić, iż jest to pojęcie szerokie. Jest to proces tworzony, wdrażany i aktualizowany przez osoby odpowiedzialne: zarząd, pracowników i właścicieli, za uzyskanie dostatecznej pewności w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz w zakresie ich zgodności z wymogami prawnymi.

Przykładem kontroli biznesowej mogą być dokumenty uzupełniające, takie jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, związane z konkretną transakcją.

 

Ta witryna ukrywa pliki cookies. Korzystając ze strony zgadzasz się na użycie plików cookie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. dowiedz się więcej

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close