Od stycznia 2011 roku zostały zmienione zasady przesyłania, przechowywania oraz trybu udostępniania faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Zgodnie z Rozporządzeniem w tej sprawie (Dz. U. z dnia 28 grudnia 2010 r.) zmieniono zasady w zakresie przesyłania i przechowywania faktur sporządzonych w formie elektronicznej. Od 1 stycznia 2013 nie obowiązuje wyłącznie zasada, że przesyłanie w formie elektronicznej jest dopuszczalne tylko wraz z bezpiecznym podpisem elektronicznym albo poprzez wymianę danych elektronicznych EDI lub pocztą. Faktury mogą być przesyłane również w każdej innej formie elektronicznej: faks, skan oraz plik PDF przesyłany pocztą elektroniczną. Z zapisów § 3 ust. 1 i 2 Rozporządzenia wynika, iż prawo do stosowania elektronicznej metody przesyłania faktur uzależnione jest od wcześniejszej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktur.
Nowe Rozporządzenie zniosło także obowiązek przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w tej samej formie. Można więc fakturę otrzymaną drogą elektroniczną wydrukować i przechowywać w formie wydrukowanej.
Rozporządzenia dopuszcza przesyłanie faktur w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności ich pochodzenia i integralności treści faktury:
– autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy albo wystawcy faktury,
– integralność treści faktury to pewność, że w fakturze nie zmieniono danych.
Spełnienie tych warunków pozwala na obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, o ile towary i usługi są wykorzystywane do wykonywanie czynności opodatkowanych. Zgodnie zaś z ust. 2 w/w Rozporządzenia, podatkiem naliczonym podlegającym odliczeniu, jest podatek wynikający z otrzymanych przez podatnika faktur. Prawo do odliczenia nie zostało uzależnione od formy w jakiej podatnik otrzyma fakturę. Katalog sytuacji, w których otrzymana faktura nie stanowi prawa do odliczenia, zgodnie z ustawą o VAT, nie przewiduje możliwości pozbawienia podatnika prawa do odliczenia z uwagi na formę w jakiej otrzymał on fakturę.
Prawodawca w treści art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, w ogóle nie wypowiada się co do formy faktury. Stąd można wnioskować, że faktury mogą być wystawiane również w formie innej niż papierowa. Użycie przez ustawodawcę w treści ustawy określenia „wystawia” nie ogranicza zakresu wskazanego przepisu do faktur w formie papierowej.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Kwestię wystawiania i przechowywania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Zgodnie z § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Stosownie do § 19 ust. 3 w/w rozporządzenia, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
- podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy,
- nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
- nabywca, o którym mowa w § 15 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, wystawcy faktury,
- podmiot, o którym mowa w § 23, przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy i dłużnikowi
Wszystko to zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Przepis § 2 w/w rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
- autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
- integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy (§ 3 ww. rozporządzenia).
Od 1 stycznia 2013 r. nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji. Zatem szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.
Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 ww. rozporządzenia).
W myśl § 4 ust. 4 ww. rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
- bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Stosownie do § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe ich odszukanie;
- organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami. bezzwłoczny dostęp do faktur.
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju.
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3 ww. rozporządzenia).
Zgodnie z § 8 ww. rozporządzenia, akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3.
Odnosząc się do pojęcia kontrola biznesowa, o którym mowa w § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia należy wyjaśnić, iż jest to pojęcie szerokie. Jest to proces tworzony, wdrażany i aktualizowany przez osoby odpowiedzialne: zarząd, pracowników i właścicieli, za uzyskanie dostatecznej pewności w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz w zakresie ich zgodności z wymogami prawnymi.
Przykładem kontroli biznesowej mogą być dokumenty uzupełniające, takie jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, związane z konkretną transakcją.